Struktura kosztów w gastronomii: naucz się je analizować i kontrolować
Porady

Struktura kosztów w gastronomii: naucz się je analizować i kontrolować

Masz wrażenie, że być może nie do końca kontrolujesz koszty w swojej działalności? Weź pod lupę wszystkie koszty i poznaj narzędzie, które pozwoli opanować finansowy chaos.

Jak zwiększyć zysk w gastronomii? Analizuj i kontroluj.

Zysk czy strata? To zawsze wynik zestawienia dwóch wartości: przychodów i kosztów. Do zwiększenia przychodów może się przyczynić wiele czynników: skuteczny marketing, PR związany z doskonałym szefem kuchni, lokalne wydarzenia, a nawet pogoda. Natomiast finanse związane z wydatkami restauracji wymagają dogłębnego raportowania i ciągłej analizy otrzymanych danych.

Narzędziem, które bardzo pomaga w tej analizie, jest struktura kosztów i jej zachowanie w horyzoncie czasu. 

JAK ROZPOCZĄĆ PRACĘ Z DANYMI FINANSOWYMI?

Zdefiniuj koszty stałe i zmienne.

KOSZTY STAŁE:

  • w długim okresie zachowują stałą wartość
  • rachunki, czynsz, abonamenty, raty kredytów czy leasing
  • wydatki, które nie zmieniają swojej wartości

KOSZTY ZMIENNE:

  • w różnych okresach przyjmują różne wartości
  • zależą od innych czynników
  • zakupy towarowe, zakupy środków czystości, wynagrodzenia i inne.

Zdarza się, że dla jednej restauracji pewien koszt będzie zmienny, a dla innej będzie to koszt stały (tak na przykład może się zdarzyć z wynagrodzeniami pracowników).

JAK WYZNACZYĆ STRUKTURĘ KOSZTÓW?

W pierwszej kolejności należy zbadać strukturę kosztów w relacji do kosztu całkowitego. Aby ją zbudować, należy określić udział kosztu rodzajowego (lub grupy) do kosztu całkowitego i wyrazić go w procentach (wskaźnik Wc ).

Struktura kosztów

Analiza jest prowadzona w określonej jednostce czasu (zazwyczaj jest to miesiąc) i powtarzana cyklicznie (jeśli jednostką czasu jest miesiąc, to analizę powtarzamy co miesiąc). 

Przykład: restauracja w badanym miesiącu ponosi koszty jak w tabeli poniżej:

Grupa Koszt rodzajowy Koszt % kosztu całkowitego % kosztu całkowitego grupa
Rachunki Media śmieci 450,00 zł 0,71% 21,09%
Media woda 870,00 zł 1,37%
Media prąd 900,00 zł 1,42%
Ochrona 90,00 zł 0,14%
Telefon i internet 59,00 zł 0,09%
Księgowość 1 200,00 zł 1,89%
Obsługa kart 337,80 zł 0,53%
Czynsz lokal 8 900,00 zł 14,05%
Odtwarzanie muzyki 550,00 zł 0,87%
Pracownicy Czas pracy 9 000,00 zł 14,21% 18,00%
Premia sprzedażowa 2 398,00 zł 0,87%
Właściciel Wynagrodzenie 10 000,00 zł 15,79% 15,79%
Marketing Social media 9500,00 zł 0,79% 1,42%
Grafika reklamowa 400,00 zł 0,63%
Bank Spłata kredytu 2 900,00 zł 4,58% 4,58%
Dostawy Towar 21 582,33 zł 34,08% 34,08%
Inne Inne 3 197,38 zł 5,05% 5,05
  Total: 63 334,55 zł 100% 100%

Otrzymane zestawienie to struktura kosztów dla danej restauracji.

Widzimy, że w badanym miesiącu największą grupą kosztową były dostawy towaru. Stanowiły one ponad 34% wszystkich wydatków. Zaraz po nich plasują się rachunki z wartością na poziomie 21%. Te grupy o największym wkładzie w całą strukturę powinny podlegać szczególnej kontroli, bo mają one największy wpływ na koszt całkowity. Dlatego ich wahania i zmiany, szczególnie te niekorzystne, mogą stanowić zagrożenie dla równowagi finansowej lokalu.

CO SIĘ DZIEJE, GDY ZMIENIA SIĘ OBRÓT?

Przykład: w kolejnym miesiącu przychód ze sprzedaży wzrósł.

  Czerwiec Lipiec
Rachunki 21,09% 19,86%
Pracownicy 18,00% 17,43%
Właściciel 15,79% 14,83%
Marketing 1,42% 1,33%
Bank 4,58% 4,30%
Dostawy 34,08% 36,80%
Inne 5,05% 5,45%
Total 100,00% 100,00%
obrót 79 934,55zł 91 924,74zł

 

  • Udział kosztów stałych w koszcie całkowitym maleje – zachowują one swój stały poziom, ale rośnie koszt całkowity.
  • Wartość wskaźnika kosztów zmiennych wzrośnie. Koszty zmienne bowiem zazwyczaj są uzależnione od obrotu.
  • Skoro zatem obrót rośnie, rosnąć będą też wartości kosztów zmiennych oraz ich udział w koszcie całkowitym.

A gdy obrót maleje?

  • Mniejszy przychód oznacza mniejszą wartość kosztów zmiennych, więc ich udział w koszcie całkowitym będzie malał.
  • Koszty stałe, zachowując swój poziom, umocnią się w udziale we wszystkich wydatkach ponoszonych w danym miesiącu.

Przy krótkim horyzoncie czasu może się wydawać, że struktura kosztów grupowych w relacji do kosztu całkowitego nie jest stała i podlega zmianom, gdy zwiększa się lub zmniejsza przychód.

Przy długim horyzoncie czasu:

  • Struktura kosztów grupowych w relacji do kosztu całkowitego ma wartość raczej stałą.
  • Udział kosztu grupy w koszcie całkowitym będzie się zmieniał z miesiąca na miesiąc, ale w dłuższej perspektywie te odchylenia nie mają aż tak dużego znaczenia. Same wartości mieszczą się bowiem w określonym, wąskim przedziale procentowym.
  • Jeżeli pojawią się znaczące odchylenia, które stwarzają zagrożenie dla płynności finansowej lokalu, należy od razu reagować. Szczegółowej analizie podlega wtedy grupa oraz konkretny koszt rodzajowy, który w największym stopniu zaburza równowagę.

Szybkie reagowanie i trafne wyciąganie wniosków pozwolą na sprawniejszy powrót do stabilizacji i gwarancji rentowności.