Inwentaryzacja w gastronomii bez tajemnic
Porady

Inwentaryzacja w gastronomii bez tajemnic

Skrupulatne liczenie towaru wydaje Ci się zajęciem pozbawionym sensu? Jeśli czujesz, że finanse Twojej restauracji mogą być nieszczelne, naucz się kontrolować towar. Dowiedz się, w jaki sposób inwentaryzacja może uratować Twój biznes!

Spisywanie towaru znajdującego się w każdym pomieszczeniu restauracji rzadko bywa ulubioną czynnością menadżera restauracji. Niezależnie od tego, czy jest to tabelka w arkuszu kalkulacyjnym, czy też kartka papieru i ołówek – można wpaść w rutynę. W takiej sytuacji łatwo o pomyłkę czy nawet zaniechanie wykonywania tej czynności.

Czy inwentaryzacja w lokalu jest w ogóle potrzebna?

Jeżeli restauracja chce w pełni kontrolować swoje wydatki, a szczególnie te związane z towarem wykorzystywanym do produkcji dań i napojów, to konieczna jest analiza wartości tych zakupów i stanu magazynu. Wstępnie można zatem uznać, że jest potrzebna. W większości przypadków, koszt zatowarowania, zaraz obok kosztu wynagrodzeń, stanowi jedną z większych grup kosztowych w lokalu gastronomicznym. Zatem każde, nawet najmniejsze odchylenie od przyjętych standardów w tej strefie, może negatywnie wpłynąć na płynność finansową.

Niech średni food cost oraz beverage cost dla danej restauracji prezentuje się jak w tabeli poniżej:

 

Grupa sprzedażowa

Wartość FC/BC

Dania 29%
Napoje zimne bezalkoholowe 23%
Napoje gorące 16%
Piwo 28%
Napoje alkoholowe 26%

 

Dla tak przyjętych wartości, średni beverage cost wynosi 23,25%. Dodając food cost dań, otrzymujemy wartość 24,4% dla całej restauracji. Jest to oczywiście duże uproszczenie, bo wskaźnik ten powinno analizować się na jak największym stopniu szczegółowości, co najmniej na poziomie grup sprzedażowych jak w tabeli powyżej. Niezależnie od tego wartość 24,4 % oznacza, że jeżeli w badanym okresie restauracja wypracowała obrót 100 000 zł, to na towar w tym samym czasie wydała 24 400 zł. To teoria. W praktyce kontrola taka skupia się na analizowaniu kosztu zatowarowania w podziale na odpowiednie grupy, a następnie przyrównywaniu tej wartości do poziomu sprzedaży tych samych grup w identycznym okresie. Relacja ta powinna być jak najbliżej przyjętych założeń. Oczywiście możliwe są delikatne odchylenia np. na skutek konsumpcji własnej, promocji i rabatów, odpadków, ale w długim horyzoncie czasu wskaźnik powinien przyjmować stabilną ustaloną wartość.

Równolegle należy zadbać o raportowanie stanu magazynu, kuchni i baru. Czynność tę wykonać można na wiele sposobów. Do najbardziej popularnych należą arkusz kalkulacyjny i własnoręcznie przygotowana tabelka.

Drugie rozwiązanie przynoszą współczesne systemy POS, które posiadają funkcję magazyn, monitorującą aktualne stany magazynowe. W obu przypadkach ważna jest systematyczność, przejawiająca się we wprowadzaniu wszystkich bieżących faktur do systemu i korygowaniu stanów o wartości faktyczne. Odpowiednio skonstruowana formatka czy też system POS, w oparciu o wypracowaną sprzedaż w analizowanym okresie oraz o wcześniej wprowadzone recepty, wyliczy, jaki powinien być aktualny stan zapasów. To, co pozostaje menadżerowi, to zestawienie go ze spisem z natury i wskazanie braków (ewentualnie nadwyżek). I tu pojawia się największy problem: znalezienie przyczyn powstałych odchyleń.

Odchylenia po inwentaryzacji

Zazwyczaj pierwsza myśl, jaka się nasuwa, to kradzież towaru. Oczywiście jest taka ewentualność, jednak pracownik jest winien zawsze na samym końcu i zanim dojdzie do takiego wniosku, menedżer powinien sprawdzić wszystkie inne możliwości. A tych jest kilka:

  • Konsumpcja własna właścicieli lokalu. Element, który nadzwyczaj często nie podlega jakiejkolwiek kontroli i nie jest właściwie zwymiarowany. Właściciele korzystają ze swoich przywilejów nie tylko w stosunku do siebie, ale i swoich przyjaciół zapraszanych do lokalu. Oczywiście nie jest to praktyka zabroniona, ale powinna być skrupulatnie przeliczona na utracony przychód czy też dodatkowy koszt zatowarowania. Taką konsumpcję należy zawsze uwzględnić w okresowej kontroli czy też remanencie.
  • Promocje i rabaty. W trakcie nieustannej walki o gościa, restauracje ustalają coraz to nowe promocje i zniżki obowiązujące w lokalu. Każda zmiana cen i wprowadzenie rabatu, powinny być uwzględnione w systemie POS, tak aby formuła mogła prawidłowo przeliczyć zużyty towar widząc obniżoną cenę. Szczególnie dotyczy to promocji opartych na gratisie przy zakupie odpowiedniej ilości dań, czy też kaw.
  • Zmiana receptur. Zmiana przepisu, gramatur, która nie została uwzględniona w systemie, może fałszować faktyczne stany magazynowe. Podobna sytuacja ma miejsce w przypadku niedopilnowania standardów i wielkości porcji. Często zdarza się, że wraz ze zmianą załogi na kuchni, zmienia się ilość zużywanych produktów i wielkość dań. Kontrola porcji i okresowe przypominanie o przyjętych recepturach powinno naprawić tę sytuację.
  • Niekontrolowanie strat i odpadów. Trudno wyeliminować całkowicie z kuchni straty i niechciane odpadki. Zadaniem powinno być dążenie do zminimalizowania tej wartości przy jednoczesnej kontroli jej poziomu. Nieuwzględnienie tej wielkości w inwentaryzacji wpłynie na jej negatywny wynik i może doprowadzić do mylnych wniosków.
  • Problem z dostawcami. Niestety nie wszyscy kontrahenci, z którymi współpracuje lokal, w pełni wywiązują się ze swoich obowiązków. Nadal dochodzi do oszustw w trakcie dostaw: na fakturze widnieje jedna wartość, a dostarczana jest inna ilość zamawianego towaru. Warto zatem poświęcić kilka minut na sprawdzenie każdej dostawy i faktury, jaka przyjeżdża do lokalu tak, aby stan na piśmie zgadzał się z tym, co w rzeczywistości zasila magazyn.

Inwentaryzacja: jak często?

Im częściej, tym większa pewność, że lokal prawidłowo funkcjonuje.

Z drugiej strony, koszty i czas związane z przeprowadzeniem remanentu, wymuszają na menadżerze określenie najlepszego okresu, po którym następować będzie kolejny spis magazynu.

Odpowiedź mogą przynieść dwa zestawienia: sprzedaż i rotacja zapasów, która jest następstwem wypracowanego przychodu. Jeżeli restauracja cechuje się wysokimi przychodami każdego dnia, a rotacja zapasów jest wysoka, to inwentaryzacja z pewnością może być przeprowadzana częściej. Jeżeli wymaga tego sytuacja, to może to być nawet okres cotygodniowy, lub wręcz dwa razy w tygodniu (na przykład w poniedziałek i piątek, jeśli szczyt tygodniowy przypada na weekend).

Częstą praktyką, stosowaną szczególnie w barach, jest remanent sporządzany każdego dnia na koniec lub początek zmiany.

Zdarzają się również prawidłowo funkcjonujące lokale, w których inwentaryzacja wykonywana jest raz w miesiącu, a nawet jeszcze rzadziej. O jej częstotliwości zawsze decyduje charakter restauracji i styl, jakim jest ona zarządzana.

Inwentaryzacja jest ważna i należy ją wykonywać. Jednocześnie menadżer jest narażony na szereg trudności i problemów, które w konsekwencji mogą zaburzyć wynik spisu. Niezależnie od tego, regularny i uważnie sporządzany remanent ułatwia prowadzenie lokalu i pozytywnie wpływa na kontrolę kosztów restauracji.