Gratisy i konsumpcja własna - jak nimi zarządzać?
Porady

Gratisy i konsumpcja własna - jak nimi zarządzać?

Posiłki pracownicze, bonifikaty i gratisy dla stałych klientów, czy na pewno stać na to Twoją restaurację? Zaplanuj właściwą politykę gratisów i konsumpcji własnej, a będziesz spokojny o swoją płynność finansową. Wiemy, jak!

Znajomi, przyjaciele i rodzina właściciela lokalu gastronomicznego to zwykle grupa uprzywilejowana w restauracji. Często puszczają oni lokal nie wydając nawet złotówki na to, co zjedli, a zadowolony przedsiębiorca uśmiecha się szeroko, ciesząc się, że stać go na takie traktowanie swoich najbliższych. Pytanie, czy faktycznie każda restauracja bez konsekwencji może pozwolić sobie na takie bonifikaty. Innym rodzajem gratisów, który warto wziąć pod lupę jest posiłek pracowniczy.

Te dwa zagadnienia, z pozoru mało istotne, powinny podlegać szczegółowej analizie, a brak kontroli w tym obszarze może zaburzyć płynność finansową restauracji.

Posiłki pracownicze

Przedsiębiorca nie ma obowiązku zagwarantowania posiłku pracowniczego w trakcie zmiany swoim podległym. Jest to tylko i wyłącznie jego dobra wola, czy taki posiłek zaoferuje zatrudnionej osobie. Jak pokazują statystyki, większość restauracji oferuje posiłki pracownicze. Lokale, w których pracownik sam musi zadbać o swój lunch, stanowią niewielki odsetek. Decyduje o tym charakter miejsca wykonywania pracy, czyli placówka, której główna działalność polega na produkcji i serwowaniu na miejscu gotowych dań klientom. Przyjęło się zatem w gastronomii, że pracownik nie musi martwić się o posiłek w pracy.

Nie oznacza to jednak, że w lokalu nie obowiązują żadne reguły związane z posiłkami pracowniczymi. Aby w pełni kontrolować wydatki i koszt posiłków pracowniczych, należy w jasny i przejrzysty sposób określić, co pracownikowi przysługuje, a co nie w ramach omawianego posiłku. Możliwości jest dużo. Pozwala to właścicielowi na bardzo elastyczne podejście do tematu i wybranie najkorzystniejszego rozwiązania dla własnej restauracji:

  • Konsumpcja dowolnej pozycji z karty menu – pracownik każdego dnia może sobie wybrać jedno danie, które stanowi jego posiłek pracowniczy. Z punktu widzenia kontroli i zarządzania, jest to wygodne rozwiązanie, ponieważ towar użyty do produkcji tych dań niczym nie różni się od towaru używanego na co dzień. Jest to kolejne wydane z kuchni danie z identyczną gramaturą, jak to dla gości. Zagrożeniem mogą okazać się dania, do produkcji których kuchnia używa drogich produktów, a ich cena w karcie jest wyższa niż średnia. Wystarczy zatem takie dania wykluczyć z oferty dla pracownika, aby nie narażać się na zbyt duże koszty związane z zatowarowaniem.
  • Konsumpcja określonego dania, narzuconego przez restaurację – może to być danie lunchowe, które każdego dnia serwowane jest w lokalu gościom, albo (na co również decydują się niektóre restauracje) serwowanie dania specjalnie przygotowanego z myślą o pracownikach. To drugie rozwiązanie pozwala na pełną kontrolę kosztów, ponieważ kuchnia do produkcji używa tylko tego, co danego dnia jest określone w przepisie i przeznaczone dla załogi. Koszt takiego koszyka produktów jest znany, a użyte produkty nie kolidują z płynnością pracy kuchni w obsłudze regularnych gości.
  • Rabat pracowniczy – pracownikowi przysługuje zniżka, na przykład w wysokości 50% na całe menu (zazwyczaj jednak z wyjątkiem oferty alkoholowej, przynajmniej w godzinach pracy), dzięki czemu pracownik sam może zdecydować co do wyboru posiłku. Zmniejsza to lub całkowicie eliminuje koszt posiłków pracowniczych. Jeżeli food cost określonego dania (koszt wyprodukowania tego dania) jest mniejszy niż cena sprzedaży po rabacie pracowniczym, właściciel dodatkowo zwiększa sprzedaż w lokalu. Utrudnieniem w tym rozwiązaniu jest kontrola towaru (zmienia się cena, przyznany jest rabat). Jednak współczesne systemy sprzedaży POS potrafią sobie z tym odpowiednio poradzić i prawidłowo wyliczyć które produkty oraz w jakich ilościach opuściły magazyn.

Pomysłów na rozliczanie posiłków pracowniczych jest znacznie więcej. To co ważniejsze w tym aspekcie, to skuteczna kontrola i utrzymanie kosztu na przyzwoitym poziomie. W ferworze codziennej pracy, szczególnie gdy gości na sali jest dużo, pracownikom może umknąć zapisanie, czy też nabicie na POS swojego posiłku. Skutkować to może brakami w towarze w trakcie inwentaryzacji. Warto na koniec zmiany sprawdzić, czy każdy skorzystał z przysługującego mu lunchu i czy odpowiednio to oznaczył. Tylko takie raportowanie pozwoli na uniknięcie nieprzyjemnej sytuacji, gdy system wskazuje braki na magazynie, a pracownicy mogą być niesłusznie oskarżeni o kradzież.

Gratisy i konsumpcja własna

Drugim czynnikiem wpływającym na wzrost kosztu zatowarowania są gratisy i konsumpcja własna. Trudno wymagać od właściciela lokalu płacenia za spożyte dania. Niełatwo również wystawić rachunek rodzinie czy też przyjaciołom, którzy postanowili odwiedzić restaurację. Te wizyty zazwyczaj kończą się gratisami, co dla lokalu stanowi de facto stratę. W przypadku częstych wizyt o takim charakterze może okazać się, że wartość gratisów w skali miesiąca jest bardzo wysoka. Żeby jednak to stwierdzić, trzeba najpierw zacząć raportować te wielkości.

Najbardziej zainteresowanym w tej kwestii powinien być sam właściciel lokalu. Czasami jednak skuteczna okazuje się pomoc menadżera, który skrupulatnie zanotuje, nabije i policzy wartość wszystkich gratisów, które restauracja wydała swoim przyjaciołom, rodzinie czy też kontrahentom biznesowym. Można mierzyć koszt zakupionych towarów, które następnie użyto w produkcji gratisowych dań. Warto jednak przyjrzeć się tej pozycji również jako utraconej sprzedaży, czyli zwymiarować wszystkie gratisy po cenie sprzedaży. Może wtedy okazać się, że odsetek „sprzedaży gratisowej” w stosunku do regularnego obrotu jest bardzo wysoki, a sama restauracji w ten sposób naraża się na znaczne koszty.

Gratisy a wizerunek restauracji

Warto jednak przeanalizować całą politykę gratisów od innej strony, uwzględniając elementy nieco bardziej miękkie. Mowa tu o relacjach i kontaktach zawartych dzięki gratisom. Często okazuje się, że miły gest wykonany przez właściciela restauracji w postaci zaproszenia na obiad, czy też kolację, może lokalowi przynieść duże korzyści w niedalekiej przyszłości. Dobre relacje i więzi to coś, o co przedsiębiorstwo powinno zadbać i pielęgnować. Z tego powodu, do pewnego stopnia i do pewnej wartości, mądra i utrzymana pod kontrolą polityka gratisów jest jak najbardziej wskazana.

Gratisy a zarządzanie stratami magazynowymi

Warto zaznaczyć, że zarówno posiłki pracownicze, jak i konsumpcja własna, wpływają na stany magazynowe i muszą być uwzględnione w inwentaryzacji

Nie powinno się ich jednak brać pod uwagę, gdy menedżer kontroluje stosunek wydatków na towar do osiągniętej sprzedaży (kontrola bieżącego food costu w stosunku do założeń).

W tej analizie, koszt zatowarowania zostaje pomniejszony o towar przeznaczony na dania pracownicze oraz gratisy tak, aby kontrola nie wskazywała zawyżonej wartości wskaźnika. Każdy lokal natomiast sam indywidualnie ustala, jakie zasady obowiązują pracowników i jakie posiłki im przysługują. Ma na to wpływ charakter lokalu, jego oferta, liczba pracowników czy też sposób pracy kuchni. Ważne, aby nie zawyżyć za bardzo kosztu zatowarowania. Podobnie jest w kwestii gratisów i konsumpcji własnej. Niekontrolowane, zbyt duże rozdawnictwo może zaburzyć strukturę kosztów i doprowadzić do dużych wahań wskaźników. Jeżeli jednak polityka prowadzona jest mądrze, z jednoczesną kontrolą i analizą, może okazać się, że relacje zbudowane w ten sposób przysłużą się restauracji w jej dalszej działalności.