Outsourcing w gastronomii - czy to się opłaca?
Porady

Outsourcing w gastronomii - czy to się opłaca?

Co zrobić, gdy niektóre działania w lokalu gastronomicznym stają się zbyt czasochłonne lub kosztowne? Zdarza się również, że w naszym zespole brakuje pewnych kompetencji - co wtedy? Pomyśl o outsourcingu i naucz się zlecać zadania zewnętrznym dostawcom!

Być może nie wiesz, że już korzystasz z outsourcingu. Najbardziej popularną czynnością, którą zleca się firmie zewnętrznej, pozostaje cały czas księgowość i obsługa kadrowa. To obszary wymagające wyspecjalizowanych kwalifikacji oraz specyficznej wiedzy, za którą trudno nadążyć biorąc pod uwagę zmienność polskiego prawa podatkowego. Najważniejszym jednak czynnikiem pozostaje cena kontraktu zawartego z biurem rachunkowym, która zazwyczaj jest znacznie niższa niż koszt zatrudnienia własnej księgowości. Punkt zwrotny, czyli przeniesienie rachunkowości do firmy, jest zazwyczaj mocno powiązany ze znacznym rozwojem marki. Kolejne lokale, nowe rynki, poszerzenie sieci - to sytuacje, które przemawiają za stworzeniem etatu dla księgowego w strukturze. Szczególnie jeżeli będzie on dodatkowo doradcą podatkowym.

Coraz częściej korzystamy też z agencji zewnętrznych zajmujących się marketingiem i reklamą restauracji. Bardzo widoczne jest to w kanałach reklamy typu social media. Nie każdy właściciel, menedżer czy też inny pracownik lokalu potrafi podjąć się tego zadania. Fanpage prowadzony bez pomysłu i nieregularnie może przynieść więcej szkody niż korzyści. Gdy wewnątrz firmy brakuje umiejętności komunikacyjnych i marketingowych, zdecydowanie warto rozważyć współpracę z agencją marketingową, która zrobi najlepiej. To samo dotyczy większych kampanii reklamowych, dużych eventów oraz projektów mających na celu umacnianie pozycji na rynku.

Część restauracji, głównie z segmentu fast and casual food, decyduje się na wprowadzenie opcji dowozu swoich dań do domu klienta. Wiąże się to ze sporymi kosztami - dodatkowy pracownik i jego wynagrodzenie, paliwo, samochód, system do przyjmowania zamówień (zazwyczaj w postaci dodatkowej osoby lub dodatkowych godzin pracy). Wysokie koszty obsługi tej formy działalności spowodowały, że rynek wypełnił się firmami zajmującymi się dowozem jedzenia pod wskazany adres. Rola restauracji ogranicza się do przyjęcia zamówienia i wydania kierowcy pakunku z posiłkiem. Dalej odpowiedzialność za dostawę spada na pośrednika, który w zamian otrzymuje od lokalu prowizję procentową od każdego zamówienia. Czynnikiem decyzyjnym będą koszty - zarówno te mierzalne jak i niemierzalne w postaci poświęconego czasu i energii. Właściciel sam musi zdecydować, który wariant bardziej mu się opłaci.

Wielu restauratorów decyduje się również na pomoc kontrolera finansowego z zewnątrz. Dotyczy to szczególnie małych lokali gastronomicznych, w których brakuje pracowników z zamiłowaniem do liczb i tabelek. Nadrzędną formą działalności każdej restauracji jest gotowanie, jednak nie można zapominać, że jest to przedsiębiorstwo z przychodami i kosztami, które decydują o wystąpieniu zysku lub jego braku. Dlatego też kontrola przepływów pieniężnych i obserwacja restauracji pod kątem liczb powinna być tak samo traktowana, jak kwestia składania zamówień na kuchnię. Nie w każdej jednak firmie znajduje się osoba, która skrupulatnie i szczegółowo podejmie się takiej analizy i będzie ją przeprowadzała. Z kolei zatrudnienie dyrektora finansowego i stworzenie dla niego etatu może okazać się zbyt dużym kosztem dla przedsiębiorstwa. Wtedy warto rozważyć zatrudnienie kontrolera - audytora z zewnątrz, który poukłada finanse i przekaże odpowiednie narzędzia do ich kontroli w przyszłości.

Z outsourcingu skorzystać można na wiele sposobów. Zewnętrzna firma może gruntownie sprzątać lokal raz w tygodniu, specjalna aplikacja zajmie się systemem rezerwacji stolików, a pośrednik pracy zatrudni na umowę o pracę kelnerów i wydeleguje ich na podstawie umowy do serwisu w lokalu. Dwa najważniejsze czynniki decydujące o outsourcingu, to jego koszt (a zarazem potencjalna oszczędność) oraz brak wykwalifikowanych pracowników w lokalu, którzy mogliby te zadania wykonać sami. Zdecydowanie nie powinno się zlecać pewnych zadań osobom, którym brakuje wiedzy i możliwości do ich wykonania. Złudna oszczędność może spowodować nieodwracalne szkody, które w długim okresie narażą firmę na ogromne koszty. Dlatego warto pomyśleć o outsourcingu.