Automatyzacja procesu dostaw w gastronomii
Porady

Automatyzacja procesu dostaw w gastronomii

W obecnej sytuacji epidemiologicznej sprzedaż w postaci dowozów jest jedyną możliwą formą działalności lokali gastronomicznych. Wdrażając ten proces do własnej restauracji, warto zastanowić się nad poszczególnymi etapami, tak aby całość ograniczała do minimum czas realizacji zamówienia, jak również minimalizowała koszty związane z dostawami. Ważna pozostaje również kwestia kontroli właściciela nad całością procesu. Jak to zrobić?

Przyjmowanie zamówień w gastronomii
Zamówienie może być przyjęte poprzez specjalną aplikację, telefon, firmę zewnętrzną, stronę internetową czy też system POS odpowiednio skonfigurowany z telefonem. 
Wybrany sposób komunikacji powinien być uzależniony od głównej grupy odbiorców i tego, z jakich narzędzi najczęściej korzystają. Jeżeli są to osoby starsze, mieszkańcy mniejszych miejscowości korzystający głównie z telefonu, zapewne właśnie ten sposób będzie najodpowiedniejszy i najbardziej efektywny. Dla młodych klientów, spędzających dużo czasu w internecie z telefonem w ręku, najlepszym kanałem dotarcia może być aplikacja, możliwość złożenia zamówienia na stronie internetowej restauracji lub strona pośrednika z możliwością przefiltrowania oferty. Ważne, aby również sam lokal dysponował odpowiednimi zasobami do obsługi wybranego kanału zamówień, przede wszystkim w postaci wydelegowanych do tego pracowników. Warto zdecydować się na kilka możliwości składania zamówień, na przykład zarówno przez telefon jak i stronę internetową, w miarę możliwości. Zwiększa to bazę odbiorców oraz ilość potencjalnej sprzedaży.
Realizacja zamówień poprzez pośrednika
Firma zewnętrzna może wykonać prawie całą pracę za restaurację, przyjmując zamówienie przez swoją własną stronę czy też aplikację. W tym wariancie współpracy, lokal dodatkowo otrzymuje dostęp do bazy użytkowników partnera oraz wsparcie marketingowe. Wszystko oczywiście w zamian za wyższą prowizję od sprzedaży, która może sięgać nawet 40% wartości zamówienia. Proces dla samej restauracji zaczyna się od informacji od pośrednika o wpłynięciu zamówienia. Kuchnia dalej przejmuje zlecenie. 
System POS w dostawach
Innym wariantem wartym rozważenia w kwestii usprawnienia procesu będzie nowoczesny system POS oferujący skonfigurowanie telefonu z systemem sprzedaży, czy też udostępnienie specjalnej aplikacji służącej do tego. W tym przypadku po połączeniu klienta z restauracją, w systemie wyświetla się dodatkowo informacja na temat poprzednich zamówień, adresu dostawy oraz danych kontaktowych klienta. Wystarczy tylko potwierdzić dane z klientem oraz zatwierdzić zamówienie, a to od razu przekazywane jest na kuchnię.
Pracownicy kuchni znając wielkość zamówienia, określają czas wydania posiłków i tę informację przekazują kurierowi, tak aby na czas mógł odebrać potrawy. Kierowca znając adres i korzystając z mapy pokazującej aktualny stan zatłoczenia ulic, może wybrać najbardziej optymalną trasę, aby zamówienie dotarło w możliwie najkrótszym czasie do klienta. 
Jeżeli restaurator korzysta z firmy zewnętrznej, ta jest w stanie zoptymalizować czas, dowożąc jedzenie do wielu odbiorców jednocześnie. Z punktu widzenia zamawiającego jest to duże udogodnienie. Warto również nadmienić, że część firm zewnętrznych oferuje tylko usługę dowozu dań. W tym wypadku proces przyjmowania zamówienia pozostaje w restauracji, a pośrednik pobiera prowizję (znacznie niższą niż w przypadku kompleksowej usługi) – jedynie za transport.

Przyjmowanie zamówień w gastronomii

Zamówienie może być przyjęte poprzez specjalną aplikację, telefon, firmę zewnętrzną, stronę internetową czy też system POS odpowiednio skonfigurowany z telefonem. 

Wybrany sposób komunikacji powinien być uzależniony od głównej grupy odbiorców i tego, z jakich narzędzi najczęściej korzystają. Jeżeli są to osoby starsze, mieszkańcy mniejszych miejscowości korzystający głównie z telefonu, zapewne właśnie ten sposób będzie najodpowiedniejszy i najbardziej efektywny. Dla młodych klientów, spędzających dużo czasu w internecie z telefonem w ręku, najlepszym kanałem dotarcia może być aplikacja, możliwość złożenia zamówienia na stronie internetowej restauracji lub strona pośrednika z możliwością przefiltrowania oferty. 

Ważne, aby również sam lokal dysponował odpowiednimi zasobami do obsługi wybranego kanału zamówień, przede wszystkim w postaci wydelegowanych do tego pracowników. Warto zdecydować się na kilka możliwości składania zamówień, na przykład zarówno przez telefon jak i stronę internetową, w miarę możliwości. Zwiększa to bazę odbiorców oraz ilość potencjalnej sprzedaży.

Realizacja zamówień poprzez pośrednika

Firma zewnętrzna może wykonać prawie całą pracę za restaurację, przyjmując zamówienie przez swoją własną stronę czy też aplikację. W tym wariancie współpracy, lokal dodatkowo otrzymuje dostęp do bazy użytkowników partnera oraz wsparcie marketingowe. Wszystko oczywiście w zamian za wyższą prowizję od sprzedaży, która może sięgać nawet 40% wartości zamówienia. 

Proces dla samej restauracji zaczyna się od informacji od pośrednika o wpłynięciu zamówienia. Kuchnia dalej przejmuje zlecenie. 

System POS w dostawach

Innym wariantem wartym rozważenia w kwestii usprawnienia procesu będzie nowoczesny system POS oferujący skonfigurowanie telefonu z systemem sprzedaży, czy też udostępnienie specjalnej aplikacji służącej do tego. W tym przypadku po połączeniu klienta z restauracją, w systemie wyświetla się dodatkowo informacja na temat poprzednich zamówień, adresu dostawy oraz danych kontaktowych klienta. Wystarczy tylko potwierdzić dane z klientem oraz zatwierdzić zamówienie, a to od razu przekazywane jest na kuchnię.Pracownicy kuchni znając wielkość zamówienia, określają czas wydania posiłków i tę informację przekazują kurierowi, tak aby na czas mógł odebrać potrawy. Kierowca znając adres i korzystając z mapy pokazującej aktualny stan zatłoczenia ulic, może wybrać najbardziej optymalną trasę, aby zamówienie dotarło w możliwie najkrótszym czasie do klienta. 

Jeżeli restaurator korzysta z firmy zewnętrznej, ta jest w stanie zoptymalizować czas, dowożąc jedzenie do wielu odbiorców jednocześnie. Z punktu widzenia zamawiającego jest to duże udogodnienie. Warto również nadmienić, że część firm zewnętrznych oferuje tylko usługę dowozu dań. W tym wypadku proces przyjmowania zamówienia pozostaje w restauracji, a pośrednik pobiera prowizję (znacznie niższą niż w przypadku kompleksowej usługi) – jedynie za transport.