Zakupy w gastronomii: jak negocjować z dostawcami w oparciu o historię zakupów
Porady

Zakupy w gastronomii: jak negocjować z dostawcami w oparciu o historię zakupów

Chcesz nauczyć się negocjacji z dostawcami? Z tymi wskazówkami będziesz negocjować jak zawodowiec. Zobacz, jak dotychczasowa historia zakupów pomaga oszczędzać!

Koszt zatowarowania to jeden z największych kosztów przy prowadzeniu restauracji, zaraz obok kosztu zatrudnienia. Im bardziej rozbudowana oferta restauracji oraz im więcej pozycji w menu, tym wydatki na towar mogą być wyższe. Warto więc zadbać o negocjacje najlepszych cen wśród dostawców. Korzyść jest oczywista: większe zyski.

Zazwyczaj wraz z rozwojem restauracji, wzrasta też liczba dostawców, którzy ją zaopatrują. Przy każdej zmianie menu, poszerzeniu oferty pojawiają się nowi dostawcy oferujący dobre ceny na wybrane produkty. To wszystko przyczynia się do rozbudowania sieci zamówień i zwiększenia liczby kontrahentów. Czasem liczbę podmiotów zaopatrujących lokal gastronomicznych można liczyć w dziesiątkach. Dopiero po analizie wielkości zamówień okazuje się, że połowa zakupów (wyrażona w ich wartości) realizowana jest zaledwie u trzech dostawców.

Dywersyfikacja zamówień: czy zamawiać u wielu dostawców?

Zaletą współpracy z dużą ilością dostawców jest to, że opóźnienie jednej dostawy nie wpłynie drastycznie na ciągłość pracy lokalu gastronomicznego. Towar, którego nie dostarczono do lokalu, można szybko nabyć w innym miejscu.

Minusem tego rozwiązania są dodatkowe koszty i poświęcony czas obsługi poszczególnych zamówień. Zamawianie, odbieranie, sprawdzanie faktur czy też z wprowadzanie towaru do systemu POS i magazynu - to wszystko zwielokrotnia się przy kolejnych dostawcach.

Nie można jednoznacznie określić, jaka ilość partnerów handlowych jest najbardziej optymalna. Liczba ta zawsze uzależniona jest od dostępności produktów, od wielkości menu i od stylu zarządzania lokalem. Menedżer dywersyfikuje zamówienia w taki sposób, aby zapewnić ciągłość pracy kuchni i zminimalizować nieprzewidziane sytuacje, jak np. opóźnienia czy braki dostaw.

Negocjacje w oparciu o historię zamówień

Analizując wielkość zamówień wynikającą z faktur zakupowych, właściciel może wnioskować o określoną gratyfikację ze strony hurtownika, z którym współpracuje. Jak mogą wyglądać te gratyfikacje? Opcji jest kilka:

  • Obniżone ceny na określone produkty, które restauracja zamawia w największej ilości.
  • Dostawki, czyli gratisowe opakowania, porcje czy też butelki (na przykład w promocji “za każde zakupione 4 butelki wina, piąta gratis”).
  • Rabat marketingowy rozliczany po ustalonym okresie. Może to być kwartał lub miesiąc, po którym następuje podliczenie wszystkich zakupów i w oparciu o ich wielkość wyliczenie kwoty rabatu przelewanego następnie na rachunek lokalu.
  • Dopłata, która działa podobnie jak rabat. Jest jednak przyznana do jednego towaru i również rozliczana po określonym czasie (na podstawie wielkości zakupów, stosowana często w przypadku piwa beczkowego).

Kontrakty marketingowe i sprzedażowe jako forma współpracy

Takie kontrakty zawierane są z hurtownikami oraz bezpośrednio z producentami zaopatrującymi lokal. Dodatkowo określa się tu targety zakupowe (lub sprzedażowe), które restauracja zobowiązuje się zrealizować w ustalonym w umowie okresie. W zamian za spełnienie warunków kontraktu, lokal gastronomiczny otrzymuje świadczenie, zazwyczaj pieniężne. W przeciwnym przypadku, umowa zwykle zostaje automatycznie przedłużona do czasu, aż targety zostaną osiągnięte.

Po pierwsze: oszacuj możliwości zakupowe lokalu

Niezależnie od formy wsparcia lokalu przez kontrahenta, punktem wyjściowym powinno być zawsze zwymiarowanie swoich możliwości zakupowych. Właściciel powinien wybrać produkty, których nabywa najwięcej i określić ich wartość po cenie zakupu. Taka informacja wraz z raportem pokazującym wielkość zamówień w ostatnim okresie, stanowi podstawę do negocjacji nowych warunków z dostawcą. W przypadku mniejszych hurtowników, rozmowy takie dotyczyć mogą pojedynczego towaru, który w restauracji jest używany najczęściej. U większych podmiotów, negocjacjom podlegać może cały koszyk zakupowy, a raczej jego wartość. Przy miesięcznych zakupach na ustaloną kwotę, wypłacany jest bonus. Znajomość własnych możliwości zakupowych i danych z historii, pomoże w takim przypadku określić menadżerowi, czy stawiane przez sklep warunki są możliwe do spełnienia, czy też trzeba negocjować niższe progi.

Po drugie: pamiętaj o etyce handlowej

Niedopuszczalne jest fałszowanie danych zakupowych z przeszłości, aby wynegocjować wyższe rabaty czy też kwoty kontraktów. To właśnie w oparciu o dotychczasową sprzedaż czy też historię zakupów, określane są targety. Nie ma zatem co liczyć, że lokal nagle, z roku na rok odnotuje wzrost sprzedaży, który pozwoli je zrealizować, skoro wcześniej nic na to wskazywało. Kontrakt, czy też zobowiązanie, które nie jest spełnione, może ciągnąć się za restauracją przez długi czas, blokując ją w innych negocjacjach. Cele powinny być zatem zawsze ustalone w oparciu o faktyczne dane, co daje większe prawdopodobieństwo ich spełnienia.

Po trzecie: uważaj na nowości

Warto poruszyć temat konkurencji i poszukiwania nowych, tańszych dystrybutorów. Oszczędność wynikająca z niższych cen oferowanych przez inną firmę jest zawsze dużą pokusą. Co pewien czas pojawiają się telefony z nowych sklepów, które proszą o przesłanie przykładowego koszyka zakupowego z aktualnymi cenami i próbują następnie zaoferować lepsze ceny tak, aby cała wartość zamówienia była niższa. Jest to oczywiście zasada wolnego rynku, która może przynieść dużo korzyści kupującemu. Należy pamiętać jednak o tym, że cena nie może stanowić jedynej determinanty wyboru kontrahenta.

Po czwarte: lojalność vs cena

Czasami istotniejsze są relacje, jakie zostaną wypracowane pomiędzy dwoma stronami przez długoletnią współpracę. Terminowość dostaw, sprawny przepływ informacji, dostawa zgodna z zamówieniem to tylko niektóre elementy, które również mają swoją wartość i powinny być uwzględniane podczas wyboru partnera handlowego.

Zarządzanie procesem dostaw, to część działalności lokalu gastronomicznego, która znacząco wpływa na jedną z większych grup kosztowych tego biznesu – materiały gastronomiczne. Chociażby z tego powodu nie powinno się pomijać kontroli i analizy tego obszaru. Raportowanie i określanie możliwości zakupowych może być wykorzystane w trakcie negocjacji nowych cen z dostawcami. Nawet niewielka oszczędność miesięczna może przynieść w skali roku dużą obniżkę kosztów i zwiększyć zysk.

Poza kosztem zatowarowania liczą się również dobre relacje wypracowane z kontrahentami, które powinny w znaczącej mierze decydować o wyborze partnera.