Zapasy w gastronomii: zarządzanie i optymalizacja wartości
Porady

Zapasy w gastronomii: zarządzanie i optymalizacja wartości

Zastanawiasz się, jak zminimalizować straty spowodowane niewykorzystanymi towarami na produkcji? A może znów zabrakło surowców do zachowania ciągłości produkcji? Przeczytaj, jak mądrze zarządzać surowcami, aby uniknąć niepotrzebnych kosztów i nie zamrozić gotówki w zapasach.

Mądre zarządzanie stanem magazynowym

Skuteczna polityka zarządzania zapasami i magazynem to ważna część zarządzania gastronomią. Odpowiednio prowadzona i ustalona, pozwala na ciągłość produkcji i unikanie sytuacji, w których goście nie otrzymują wybranych przez siebie dań. Z drugiej strony zbyt duża wartość zapasów może powodować wzrost wskaźnika strat, na skutek psucia się towarów niewykorzystanych w odpowiednim czasie.

Sama ilość gromadzonych zapasów bardzo często podyktowana jest możliwościami przestrzennymi lokalu i wielkością magazynu. Jednak, co najważniejsze, przesadne lokowanie gotówki w zapasach może negatywnie wpłynąć na płynność finansową restauracji.

Może się wydawać, że główną przesłanką do planowania wielkości zapasów w lokalu gastronomicznym jest sama oferta, jaka znajduje się w menu. Inne zasady zostaną ustalone w przypadku napojów alkoholowych, przetworzonych soków, napojów gazowanych, a zupełnie inne dla świeżych warzyw, owoców czy też dla mięsa.

Produkty z długą datą ważności

Najmniejszy problem stwarzają produkty z długa datą ważności.

Częstą praktyką jest zatowarowanie lokalu na znacznie dłuższy okres, na przykład na cały sezon letni czy też zimowy. Dlaczego takie rozwiązanie może okazać się bardzo przydatne?

  • zapewniamy dostęp do zakupionych pozycji z magazynu przez dłuższy okres działalności lokalu. Znika problem z ich ponownym zamawianiem i koszty, które są z tym związane (czas poświęcony na dostawy, obsługa faktur, przelewy- w skali roku są to znaczące kwoty).
  • przy dużym jednorazowym zamówieniu, bardzo często dostawca oferuje lepsze warunki cenowe lub dodatkowe gratisy w postaci dostawek. Taka oszczędność w długim okresie wpływa na obniżenie wartości kosztu zatowarowania, a co za tym idzie, na przekłada się na większy wypracowany dochód.

Równolegle pojawia się jednak kilka zagrożeń, które wpłynąć negatywnie na zarządzanie w restauracji:

  • Brak środków pieniężnych na podstawową działalność w innych sektorach (koszt pracowników, koszty administracyjne, usługi obce).
  • Większe wydatki towarowe na początku sezonu, gdy przychody zazwyczaj są niższe, mogą zwiększyć wysokość opłaconych podatków w późniejszym okresie (spadek kosztu zatowarowania w kolejnych okresach pociąga za sobą większy dochód a zarazem większy podatek)
  • Na takie rozwiązanie mogą pozwolić sobie tylko lokale gastronomiczne o odpowiedniej powierzchni, dysponujące dużym zapleczem.
  • Inwentaryzacja magazynu może się każdorazowo wydłużyć, poprzez większą ilości produktów wymaganych do policzenia.
  • Kontrola polityki FIFO (first in – first out). W pierwszej kolejności z magazynu wychodzą produkty, które najwcześniej znalazły się w nim (zgodnie z datą przydatności do spożycia).

Wniosek? Zarządzanie uwzględniające większą ilość zapasów wymaga solidnej analizy i modyfikacji planów budżetowych na kolejne okresy, zarówno pod względem możliwości finansowych, jak i przestrzennych lokalu. Finalnie decyzja poparta jest kalkulacją oszczędności i dodatkowych wydatków związanych z taką polityką.

Produkty z krótką datą ważności

Zupełnie innego podejścia wymagają produkty, które nie mogą być długo przechowywane. W dzisiejszych czasach, gdy większość kuchni oparta jest na świeżych produktach, ten styl gromadzenia zapasów staje się coraz bardziej istotny.

Mowa tutaj o regularnych dostawach i skróconym do minimum okresie magazynowania. Zamawiane produkty charakteryzują się tak krótkim okresem ważności, że w zasadzie po kilkudziesięciu godzinach ich przydatność drastycznie spada. Po przekroczeniu dość krótkiego czasu ich walory smakowe są już na tyle niskie, że nie nadają się do gotowania. Wymagana jest zatem (zazwyczaj) codzienna dostawa tych pozycji od dostawcy. I tu pojawia się pytanie.: jak optymalnie oszacować wielkość zamówienia, aby zminimalizować straty i odpadki, a zarazem zagwarantować ciągłość produkcji i wydawki na sali.

Najlepsza metoda opiera się na dotychczasowej historii sprzedaży. Po pewnym okresie działalności lokalu, właściciel, menedżer, czy szef kuchni wiedzą najlepiej, które dni w tygodniu oraz jakie okresy w roku są szczytem sezonu, a które cechują się niższą sprzedażą.

Wnikliwa analiza raportów z systemu POS pokaże, w jakich ilościach sprzedają się poszczególne pozycje z menu w poszczególne dni. Obserwacja tych samych danych w dłuższym horyzoncie czasu, pokaże pewne trendy oraz samą strukturę sprzedaży. W oparciu o te informacje, składający zamówienia będzie wiedział, jaka ilość produktów jest potrzebna, by zaspokoić potrzeby gości na dany okres. Należy również pamiętać, że lepiej powiedzieć gościom, że coś się skończyło niż podać następnego dnia danie z nieświeżych produktów.

Kontrola magazynu i inwentaryzacji

Wśród dostępnych możliwości możemy wybrać:

  • system POS
  • tradycyjna kontrola np. w arkuszu kalkulacyjnym

Oba podejścia wymagają wnikliwej analizy faktur, a przede wszystkim ilości i cen, które się na nich znajdują.

Do przeprowadzenia szczegółowej kontroli magazynu potrzebny jest stan magazynu na określony dzień w przeszłości (od którego zaczynamy kontrolę), stan magazynu w dniu kontroli, zakupy dokonane w międzyczasie, receptury dań oraz wielkość sprzedaży z badanego okresu.

Każdy menedżer, który choć raz spróbował przeprowadzić taką szczegółową inwentaryzację w swoim lokalu wie, jak bardzo jest to trudne, a czasami wręcz niemożliwe. Skrawki, odpadki, towary trudno policzalne, zmiana dostawcy, inny produkt – wszystko to wpływa na zaburzenia i utrudnienia w skutecznej kontroli.

Kluczowa jest zatem inwentaryzacja, stosowana z powodzeniem w lokalach sieciowych. Nie każdy koncept gastronomiczny nadaje się jednak do produkcji na paczkowanych, porcjowanych półproduktach.

Dlatego rozwiązaniem, które może okazać się najbardziej skuteczne, jest nieustanne porównywanie wydatków na towar ze sprzedażą w wyszczególnionych grupach z menu.

Taki grupami mogą być: śniadania, dania główne, kawa, piwo, pozostałe napoje alkoholowe, napoje bezalkoholowe i tak dalej. Dzieląc przez siebie koszt zakupionych towarów koniecznych do sprzedaży dań z poszczególnych grup przez wielkość sprzedaży w tych zespołach w badanym okresie, otrzymamy pewną relację. Współczynnik ten powinien być równy średniej wynikającej z założonych food costów. Taka analiza pozwoli właścicielowi na kontrolę wydatków związanych z towarem. To również gwarancja, że wydatki nie zachwieją płynnością finansową.

Nie można jednoznacznie określić, jaki styl zarządzania zapasami jest najlepszy. Każda restauracja, uwzględniając jej własne cechy, powinna dopasować model najlepiej wpływający na działalność lokalu. Zawsze uwzględnić należy możliwości przestrzenne lokalu, finansowe i czasowe. Bardzo dużą rolę odgrywa tu sama konstrukcja menu i produkty, z jakich korzystają kucharze. Zasadą niech będzie, że jeżeli coś sprawdza się w długim okresie i ma pozytywny efekt na restauracje, powinno być kontynuowane.