Oszczędności i Fundusz Inwestycyjny w restauracji
Porady

Oszczędności i Fundusz Inwestycyjny w restauracji

Lockdown oraz ograniczenie działalności restauracji pokazały, jak istotny w biznesie gastronomicznym jest fundusz oszczędnościowo-inwestycyjny. To fundusz, który gromadzi zapas kapitału na nieprzewidziane sytuacje oraz wydatki, może być również przeznaczony na dalszy rozwój w długim okresie. Wiele lokali gastronomicznych funkcjonuje z miesiąca na miesiąc, wydając znaczną część zarobionych pieniędzy, a to stwarza duże ryzyko utracenia płynności finansowej przy nieprzewidzianych zdarzeniach. Sprawdź, jak przeprowadzić analizę finansową kosztów i przychodów z uwzględnieniem odkładania kapitału własnego.

Oszczędności w restauracji – jak to zrobić?
Najprostszym podejściem byłoby uznanie, że nadwyżka, jaka zostaje po opłaceniu wszystkich kosztów miesięcznych, może zostać przelana na fundusz oszczędnościowo-inwestycyjny. W rzeczywistości jednak stosując takie rozwiązanie, restaurator ma niewielkie szanse na pomnażanie oszczędności, ponieważ wydatki w gastronomii mają charakter ciągły i nawet gdy kończy się miesiąc kalendarzowy, to część płatności jest przerzucana na kolejne tygodnie (podatki, odroczone faktury itp.).
Znacznie lepszym rozwiązaniem jest przeprowadzenie analizy rentowności lokalu i wyznaczenie wartości obrotu, od którego lokal może przeznaczać część przychodów na fundusz inwestycyjny. 
Etapy analizy rentowności lokalu
Najważniejszy element to określenie wszystkich regularnych kosztów, jakie pojawiają się w restauracji. Zapewne będzie to ujęcie miesięczne, więc należy stworzyć listę kosztów stałych oraz zmiennych. Wartość tych pierwszych możemy z góry określić na podstawie faktur i rachunków. 
Koszty zmienne z kolei w gastronomii, zazwyczaj uzależnione są całkowicie od przychodu, a zatem ich wielkość można określić jako procentową zależność od obrotu (na przykład wydatki na towary spożywcze to średnio 35% obrotu). 
Pomocna w tym wypadku będzie analiza wcześniejszych miesięcy, która może pokazać ile średniomiesięcznie obrotu zajmują poszczególne koszty takie jak: wynagrodzenia, media (jeżeli ich wartość się zmienia) czy też wydatki inne – niesklasyfikowane nigdzie wcześniej.
Mając określone wielkości kosztów stałych oraz relację procentową do obrotu kosztów zmiennych, można wyznaczyć wielkość obrotu oczekiwanego, który pokrywa te koszty oraz oczekiwania właściciela co do własnego wynagrodzenia. Przydatny w kalkulacjach okaże się arkusz kalkulacyjny oraz dodatek solver.
W kolejnym kroku właściciel ustala wysokość wpłaty, która ma comiesięcznie zasilać fundusz inwestycyjny. Ważne, aby była to wartość realna do wypracowania. W miesiącach z lepszą sprzedażą, w  szczycie sezonu może ona stanowić nawet więcej niż 10% osiąganych obrotów. Wiadomo, że poza sezonem procent ten będzie znacznie niższy, a być może nie będzie w ogóle możliwe w tym okresie zasilenie funduszu inwestycyjnego.
Jeżeli obrót oczekiwany restauracji wynosi 100 000 zł, a wpłata na fundusz ustalona została na 10 000 zł, to następny etap zakłada wyznaczenie wielkości przychodu, który pozwoli na taką wpłatę. Ta wielkość nie wynosi 110 000 zł, ponieważ wraz ze wzrostem obrotu rosną również koszty zmienne (zatowarowanie, media, wynagrodzenie), więc obrót pozwalający na odłożenie oszczędności będzie większy, uzależniony od wielkości kosztów zmiennych. Ostateczną wielkość wskażą ponowne obliczenia w arkuszu kalkulacyjnym (dodajemy do listy kosztów nowy wydatek w postaci funduszu inwestycyjnego 10 000 zł).
Załóżmy że wielkość obrotu pozwalającego na zasilenie funduszu inwestycyjnego wynosi 135 000 zł. Jest to zatem informacja dla właściciela, że jeżeli jego restauracja wypracuje w danym miesiącu przychód na tym poziomie, to powinien on odłożyć 10 000 zł w formie oszczędności.
Takie podejście traktuje wpłatę na fundusz jako koszt, który należy ponieść, jeżeli lokal wypracował wystarczający obrót. Co ważne, analiza ta ma sens, tylko wtedy, gdy firma kontroluje pozostałe koszty i pamięta o istocie zachowania odpowiedniej struktury obrotu w podziale na koszty. W przeciwnym wypadku zawsze pojawiać będą się płatności, które muszą zostać pokryte z nadwyżki.

Oszczędności w restauracji – jak to zrobić?

Najprostszym podejściem byłoby uznanie, że nadwyżka, jaka zostaje po opłaceniu wszystkich kosztów miesięcznych, może zostać przelana na fundusz oszczędnościowo-inwestycyjny. W rzeczywistości jednak stosując takie rozwiązanie, restaurator ma niewielkie szanse na pomnażanie oszczędności, ponieważ wydatki w gastronomii mają charakter ciągły i nawet gdy kończy się miesiąc kalendarzowy, to część płatności jest przerzucana na kolejne tygodnie (podatki, odroczone faktury itp.).

Znacznie lepszym rozwiązaniem jest przeprowadzenie analizy rentowności lokalu i wyznaczenie wartości obrotu, od którego lokal może przeznaczać część przychodów na fundusz inwestycyjny. 

Etapy analizy rentowności lokalu

Najważniejszy element to określenie wszystkich regularnych kosztów, jakie pojawiają się w restauracji. Zapewne będzie to ujęcie miesięczne, więc należy stworzyć listę kosztów stałych oraz zmiennych. Wartość tych pierwszych możemy z góry określić na podstawie faktur i rachunków. Koszty zmienne z kolei w gastronomii, zazwyczaj uzależnione są całkowicie od przychodu, a zatem ich wielkość można określić jako procentową zależność od obrotu (na przykład wydatki na towary spożywcze to średnio 35% obrotu). Pomocna w tym wypadku będzie analiza wcześniejszych miesięcy, która może pokazać ile średniomiesięcznie obrotu zajmują poszczególne koszty takie jak: wynagrodzenia, media (jeżeli ich wartość się zmienia) czy też wydatki inne – niesklasyfikowane nigdzie wcześniej.

Mając określone wielkości kosztów stałych oraz relację procentową do obrotu kosztów zmiennych, można wyznaczyć wielkość obrotu oczekiwanego, który pokrywa te koszty oraz oczekiwania właściciela co do własnego wynagrodzenia. Przydatny w kalkulacjach okaże się arkusz kalkulacyjny oraz dodatek solver.

W kolejnym kroku właściciel ustala wysokość wpłaty, która ma comiesięcznie zasilać fundusz inwestycyjny. Ważne, aby była to wartość realna do wypracowania. W miesiącach z lepszą sprzedażą, w  szczycie sezonu może ona stanowić nawet więcej niż 10% osiąganych obrotów. 

Wiadomo, że poza sezonem procent ten będzie znacznie niższy, a być może nie będzie w ogóle możliwe w tym okresie zasilenie funduszu inwestycyjnego.

Jeżeli obrót oczekiwany restauracji wynosi 100 000 zł, a wpłata na fundusz ustalona została na 10 000 zł, to następny etap zakłada wyznaczenie wielkości przychodu, który pozwoli na taką wpłatę. Ta wielkość nie wynosi 110 000 zł, ponieważ wraz ze wzrostem obrotu rosną również koszty zmienne (zatowarowanie, media, wynagrodzenie), więc obrót pozwalający na odłożenie oszczędności będzie większy, uzależniony od wielkości kosztów zmiennych. Ostateczną wielkość wskażą ponowne obliczenia w arkuszu kalkulacyjnym (dodajemy do listy kosztów nowy wydatek w postaci funduszu inwestycyjnego 10 000 zł).

Załóżmy że wielkość obrotu pozwalającego na zasilenie funduszu inwestycyjnego wynosi 135 000 zł. Jest to zatem informacja dla właściciela, że jeżeli jego restauracja wypracuje w danym miesiącu przychód na tym poziomie, to powinien on odłożyć 10 000 zł w formie oszczędności.Takie podejście traktuje wpłatę na fundusz jako koszt, który należy ponieść, jeżeli lokal wypracował wystarczający obrót. Co ważne, analiza ta ma sens, tylko wtedy, gdy firma kontroluje pozostałe koszty i pamięta o istocie zachowania odpowiedniej struktury obrotu w podziale na koszty. W przeciwnym wypadku zawsze pojawiać będą się płatności, które muszą zostać pokryte z nadwyżki.