Reorganizacja restauracji w czasie lockdownu: co uporządkować i skontrolować?
Porady

Reorganizacja restauracji w czasie lockdownu: co uporządkować i skontrolować?

Czas ograniczonego działania gastronomii można wykorzystać na reorganizację zarządzania i skontrolowanie pewnych obszarów działalności lokalu gastronomicznego. Jakie strefy działalności warto uporządkować lub poddać ponownej kontroli?

Sprawdź aktualny Food Cost
Analiza food cost to sprawdzenie, czy obecne przepisy i gramatury są nadal aktualne i przestrzegane przez szefa kuchni. Kolejnym etapem jest zweryfikowanie cen od dostawców oraz cen z menu, które mogły zmienić od ostatniej kontroli i ostatecznie obliczenie aktualnych wartości food cost. Te wyznaczają średnią wartość FC dla całego lokalu potrzebną przy kontroli kosztu zatowarowania, czy też jako warunek do uzyskania premii sprzedażowej dla pracowników kuchni.
Przeanalizuj bieżące koszty restauracji
Właściciel (menadżer lub dyrektor finansowy) powinien okresowo kontrolować listę wszystkich miesięcznych wydatków wraz z ich wysokością (w przypadku kosztów stałych) lub relacją do obrotu (dla kosztów zmiennych). Aktualizowanie tej listy pozwala na wyznaczenie progu rentowności restauracji, a więc poziomu, od którego restauracja zaczyna zarabiać. Zazwyczaj próg ten co jakiś czas się podnosi, na skutek rosnących kosztów oraz inflacji. Szczegółowa analiza strony kosztowej na poziomie kosztów rodzajowych może jednak wskazać obszary, w których lokal może zaoszczędzić (np. tańszy dostawca usług, obniżone ceny na towary spożywcze, zmniejszony grafik i obsada). W dobie dostaw jako jedynej możliwej formy sprzedaży, taka analiza pozwala dodatkowo wyznaczyć wysokość sprzedaży umożliwiającej zarobek restauracji, przy uwzględnieniu spadku starych kosztów oraz pojawienia się nowych wydatków związanych z opcją dostaw.
Poznaj strukturę obrotu w podziale na koszty
Poza dużymi kosztami w postaci kosztu zatowarowania oraz zatrudnienia, restauracja posiada szereg innych wydatków, które można zestawić w większe grupy typu: rachunki, bank (raty kredytów i leasingów), podatki, marketing, inne itp. Każda z tych grup pochłania co miesiąc część wypracowanego obrotu. Znajomość struktury przychodów w podziale na koszty pozwala na określenie przedziałów procentowych poszczególnych grup kosztowych gwarantujących wypracowanie zysku w długim okresie. Kontrola tej struktury umożliwia utrzymanie płynności finansowej i przygotowanie na ewentualne gorsze miesiące związane z występującą sezonowością.
Jak wygląda Twoje menu?
Przy okazji sprawdzania wartości food cost, warto również zwrócić uwagę na budowę menu. Zestawiając ze sobą comiesięczne raporty sprzedaży można sprawdzić, czy nie zawiera ono pozycji mało dochodowych i takich, które nie są wybierane przez gości. Te dania i napoje powinny zostać usunięte z karty. Może się również okazać, że obecne menu wymaga przetrzymywania w magazynie dużej ilości towaru, rzadko używanego lub szybko tracącego ważność. Współczesna inżynieria menu zakłada korzystanie z ograniczonej ilości produktów i półproduktów, które ułatwiają kontrolę magazynu i minimalizują straty.
Przeanalizuj ceny i dostawców
Ceny w sklepach oraz u dostawców potrafią zmieniać się z dnia na dzień. Na rynku pojawiają się nowi gracze, którzy mogą zaoferować restauracji lepsze warunki. Warto zatem wykorzystać ten moment na zweryfikowanie cen, jakie można uzyskać u innych sprzedawców. Może pozwolić to na obniżenie food costu o kilka punktów procentowych, a to przy dużej sprzedaży może zaowocować dużą oszczędnością. Należy przy tym pamiętać, że w przypadku dostawców nie zawsze cena jest najważniejszym czynnikiem i kryterium wyboru. Istotne są tu również relacje i jakość oferowanych usług.
Zastanów się nad nowym podziałem zadań i obowiązków w restauracji
Podział zadań i obowiązków, często zwany również Księgą Standardów, to zbiór zasad, jakie panują w restauracji oraz obowiązków pracowników na każdym stanowisku. Taki dokument nie zawsze występuje w lokalu, co może skutkować niewywiązywaniem się ze wszystkich zadań przez załogę. Księga jasno przydziela wszystkie obowiązki w restauracji konkretnym osobom, mówi o czasie ich wykonania, powtarzalności i kontroli. Zawiera również status firmy, jej zasady, cele i wizję na prowadzoną działalność.

Sprawdź aktualny Food Cost

Analiza food cost to sprawdzenie, czy obecne przepisy i gramatury są nadal aktualne i przestrzegane przez szefa kuchni. Kolejnym etapem jest zweryfikowanie cen od dostawców oraz cen z menu, które mogły zmienić od ostatniej kontroli i ostatecznie obliczenie aktualnych wartości food cost. Te wyznaczają średnią wartość FC dla całego lokalu potrzebną przy kontroli kosztu zatowarowania, czy też jako warunek do uzyskania premii sprzedażowej dla pracowników kuchni.

Przeanalizuj bieżące koszty restauracji

Właściciel (menadżer lub dyrektor finansowy) powinien okresowo kontrolować listę wszystkich miesięcznych wydatków wraz z ich wysokością (w przypadku kosztów stałych) lub relacją do obrotu (dla kosztów zmiennych). Aktualizowanie tej listy pozwala na wyznaczenie progu rentowności restauracji, a więc poziomu, od którego restauracja zaczyna zarabiać. Zazwyczaj próg ten co jakiś czas się podnosi, na skutek rosnących kosztów oraz inflacji. Szczegółowa analiza strony kosztowej na poziomie kosztów rodzajowych może jednak wskazać obszary, w których lokal może zaoszczędzić (np. tańszy dostawca usług, obniżone ceny na towary spożywcze, zmniejszony grafik i obsada). W dobie dostaw jako jedynej możliwej formy sprzedaży, taka analiza pozwala dodatkowo wyznaczyć wysokość sprzedaży umożliwiającej zarobek restauracji, przy uwzględnieniu spadku starych kosztów oraz pojawienia się nowych wydatków związanych z opcją dostaw.

Poznaj strukturę obrotu w podziale na koszty

Poza dużymi kosztami w postaci kosztu zatowarowania oraz zatrudnienia, restauracja posiada szereg innych wydatków, które można zestawić w większe grupy typu: rachunki, bank (raty kredytów i leasingów), podatki, marketing, inne itp. Każda z tych grup pochłania co miesiąc część wypracowanego obrotu. Znajomość struktury przychodów w podziale na koszty pozwala na określenie przedziałów procentowych poszczególnych grup kosztowych gwarantujących wypracowanie zysku w długim okresie. Kontrola tej struktury umożliwia utrzymanie płynności finansowej i przygotowanie na ewentualne gorsze miesiące związane z występującą sezonowością.

Jak wygląda Twoje menu?

Przy okazji sprawdzania wartości food cost, warto również zwrócić uwagę na budowę menu. Zestawiając ze sobą comiesięczne raporty sprzedaży można sprawdzić, czy nie zawiera ono pozycji mało dochodowych i takich, które nie są wybierane przez gości. Te dania i napoje powinny zostać usunięte z karty. Może się również okazać, że obecne menu wymaga przetrzymywania w magazynie dużej ilości towaru, rzadko używanego lub szybko tracącego ważność. Współczesna inżynieria menu zakłada korzystanie z ograniczonej ilości produktów i półproduktów, które ułatwiają kontrolę magazynu i minimalizują straty.

Przeanalizuj ceny i dostawców

Ceny w sklepach oraz u dostawców potrafią zmieniać się z dnia na dzień. Na rynku pojawiają się nowi gracze, którzy mogą zaoferować restauracji lepsze warunki. Warto zatem wykorzystać ten moment na zweryfikowanie cen, jakie można uzyskać u innych sprzedawców. Może pozwolić to na obniżenie food costu o kilka punktów procentowych, a to przy dużej sprzedaży może zaowocować dużą oszczędnością. Należy przy tym pamiętać, że w przypadku dostawców nie zawsze cena jest najważniejszym czynnikiem i kryterium wyboru. Istotne są tu również relacje i jakość oferowanych usług.

Zastanów się nad nowym podziałem zadań i obowiązków w restauracji

Podział zadań i obowiązków, często zwany również Księgą Standardów, to zbiór zasad, jakie panują w restauracji oraz obowiązków pracowników na każdym stanowisku. Taki dokument nie zawsze występuje w lokalu, co może skutkować niewywiązywaniem się ze wszystkich zadań przez załogę. Księga jasno przydziela wszystkie obowiązki w restauracji konkretnym osobom, mówi o czasie ich wykonania, powtarzalności i kontroli. Zawiera również status firmy, jej zasady, cele i wizję na prowadzoną działalność.