Polski Ład w gastronomii: Integracja terminala płatniczego z kasą fiskalną
Porady

Polski Ład w gastronomii: Integracja terminala płatniczego z kasą fiskalną

Czy wiesz, że od 1 stycznia 2022 r., na mocy przepisów Polskiego Ładu, każdy restaurator ma obowiązek umożliwienia klientom dokonania płatności bezgotówkowych? Karta, Blik, przelew – wybór należy do Ciebie. Najwygodniejszym jednak sposobem, z punktu widzenia Twoich klientów, będzie możliwość płatności kartą. Wybór takiej formy płatności nakłada na restauratora jeszcze jeden obowiązek: terminale płatnicze będą musiały być zintegrowane z kasami fiskalnymi online. Od kiedy integracja terminali z kasami będzie obowiązkowa? I co to oznacza dla restauratora?

Integracja terminala płatniczego z kasą fiskalną – od kiedy?
Pierwotnie Polski Ład zakładał wejście obowiązku integracji terminali płatniczych z kasami fiskalnymi od 1 lipca 2022 roku. Od początku 2021 r. obowiązkowe jest również posiadanie kas fiskalnych online wraz z drukarkami w każdym lokalu restauracyjnym. Integracja przebiegać ma na podstawie określonego przez ustawodawcę protokołu komunikacyjnego, co najogólniej oznacza, że każda kasa fiskalna online będzie połączona z terminalem w taki sam, uniwersalny sposób.
Wymóg ten został ujęty w art. 19a ust. 3 do ustawy "Prawo przedsiębiorców": Przedsiębiorca, który zapewnia możliwość przyjmowania płatności przy użyciu terminala płatniczego i prowadzi ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, które umożliwiają połączenie i przesyłanie danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas, określone w art. 111a ust. 3 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, zapewnia współpracę kasy rejestrującej z terminalem płatniczym zgodnie z wymaganiami technicznymi dla kas rejestrujących, określonymi w przepisach wykonawczych wydanych na podstawie tej ustawy.
W marcu 2022 r. Ministerstwo Finansów ogłosiło, że obowiązek integracji terminali płatniczych z kasami fiskalnymi wejdzie w życie z dniem 1 stycznia 2025 r. Zmiana terminu wynika między innymi z uwarunkowań technicznych potrzebnych do unifikacji systemów integrujących urządzenia.
Czy integracja terminala płatniczego z kasą fiskalną wymaga wymiany kas na nowe?
Nowa ustawa nie określa, czy część restauratorów będzie musiała wymienić swoje kasy na nowe. Może się jednak okazać, że niektóre terminale płatnicze będą tego wymagać. Dotyczy to sytuacji, gdy oba urządzenia nie będą ze sobą współpracować w sposób, jaki życzy sobie ustawodawca. Jeżeli właściciel lokalu nie zintegruje obu urządzeń w wymaganym terminie, może zostać nałożony na niego mandat. 
Brak integracji terminala z kasą: jakie kary?
W przypadku braku wymaganej integracji terminala płatniczego z kasą fiskalną w terminie po 31 grudnia 2024 r., urząd skarbowy może nałożyć na restauratora mandat. Jego wysokość określa Ustawa z 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw:
“W przypadku stwierdzenia, że podatnik prowadzący ewidencję sprzedaży przy użyciu kasy rejestrującej, wbrew obowiązkowi, o którym mowa w art. 19a ust. 3 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców, nie zapewnia współpracy kasy rejestrującej z terminalem płatniczym, przy użyciu którego zapewnia możliwość przyjmowania płatności, zgodnie z wymaganiami technicznymi dla kas rejestrujących, naczelnik urzędu skarbowego, w drodze decyzji, nakłada na tego podatnika karę pieniężną w wysokości 5000 zł.”
Integracja terminala z kasą fiskalną w praktyce
W większości przypadków kasa fiskalna online oraz terminal poddają się integracji bez większych problemów. Są to nowoczesne urządzenia, które już na etapie projektowania uwzględniają tego typu rozwiązania. Oczywiście zmiany te nie dotyczą restauracji, które nie posiadają terminali płatniczych, jak również tych, które korzystają z drukarek fiskalnych podłączonych do systemów sprzedaży POS. Póki co ustawa wyklucza te urządzenia, bowiem drukarki nie posiadają odpowiedniego modułu komunikacyjnego umożliwiającego integrację z terminalem płatniczym. Oznacza to, że lokale wyposażone w zestaw POS + drukarka fiskalna nie będą przesyłać do Centralnego Repozytorium Kas informacji online dotyczących płatności bezgotówkowych. 

Integracja terminala płatniczego z kasą fiskalną – od kiedy?

Pierwotnie Polski Ład zakładał wejście obowiązku integracji terminali płatniczych z kasami fiskalnymi od 1 lipca 2022 roku. Od początku 2021 r. obowiązkowe jest również posiadanie kas fiskalnych online wraz z drukarkami w każdym lokalu restauracyjnym. 

Integracja przebiegać ma na podstawie określonego przez ustawodawcę protokołu komunikacyjnego, co najogólniej oznacza, że każda kasa fiskalna online będzie połączona z terminalem w taki sam, uniwersalny sposób.Wymóg ten został ujęty w art. 19a ust. 3 do ustawy "Prawo przedsiębiorców": 

"Przedsiębiorca, który zapewnia możliwość przyjmowania płatności przy użyciu terminala płatniczego i prowadzi ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, które umożliwiają połączenie i przesyłanie danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas, określone w art. 111a ust. 3 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, zapewnia współpracę kasy rejestrującej z terminalem płatniczym zgodnie z wymaganiami technicznymi dla kas rejestrujących, określonymi w przepisach wykonawczych wydanych na podstawie tej ustawy."

W marcu 2022 r. Ministerstwo Finansów ogłosiło, że obowiązek integracji terminali płatniczych z kasami fiskalnymi wejdzie w życie z dniem 1 stycznia 2025 r. Zmiana terminu wynika między innymi z uwarunkowań technicznych potrzebnych do unifikacji systemów integrujących urządzenia.

Czy integracja terminala płatniczego z kasą fiskalną wymaga wymiany kas na nowe?

Nowa ustawa nie określa, czy część restauratorów będzie musiała wymienić swoje kasy na nowe. Może się jednak okazać, że niektóre terminale płatnicze będą tego wymagać. Dotyczy to sytuacji, gdy oba urządzenia nie będą ze sobą współpracować w sposób, jaki życzy sobie ustawodawca. Jeżeli właściciel lokalu nie zintegruje obu urządzeń w wymaganym terminie, może zostać nałożony na niego mandat. 

Brak integracji terminala z kasą: jakie kary?

W przypadku braku wymaganej integracji terminala płatniczego z kasą fiskalną w terminie po 31 grudnia 2024 r., urząd skarbowy może nałożyć na restauratora mandat. Jego wysokość określa Ustawa z 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw:

“W przypadku stwierdzenia, że podatnik prowadzący ewidencję sprzedaży przy użyciu kasy rejestrującej, wbrew obowiązkowi, o którym mowa w art. 19a ust. 3 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców, nie zapewnia współpracy kasy rejestrującej z terminalem płatniczym, przy użyciu którego zapewnia możliwość przyjmowania płatności, zgodnie z wymaganiami technicznymi dla kas rejestrujących, naczelnik urzędu skarbowego, w drodze decyzji, nakłada na tego podatnika karę pieniężną w wysokości 5000 zł.”

Integracja terminala z kasą fiskalną w praktyce

W większości przypadków kasa fiskalna online oraz terminal poddają się integracji bez większych problemów. Są to nowoczesne urządzenia, które już na etapie projektowania uwzględniają tego typu rozwiązania. Oczywiście zmiany te nie dotyczą restauracji, które nie posiadają terminali płatniczych, jak również tych, które korzystają z drukarek fiskalnych podłączonych do systemów sprzedaży POS. Póki co ustawa wyklucza te urządzenia, bowiem drukarki nie posiadają odpowiedniego modułu komunikacyjnego umożliwiającego integrację z terminalem płatniczym. Oznacza to, że lokale wyposażone w zestaw POS + drukarka fiskalna nie będą przesyłać do Centralnego Repozytorium Kas informacji online dotyczących płatności bezgotówkowych.